Documenti di progetto: come favorire la comunicazione tra team e stakeholders oggi

Una corretta gestione della comunicazione nei progetti è fondamentale per garantire il successo dell’iniziativa, ma occorre un’adeguata pianificazione e l’utilizzo di strumenti efficaci per favorire le interazioni tra il team e gli stakeholders. Ogni progetto, infatti, può coinvolgere diversi soggetti, tra cui il management aziendale, il project manager, il team di progetto, gli sponsor, gli auditors interni, i responsabili, i clienti, i fornitori di risorse, i finanziatori e i funzionari pubblici che devono fornire pareri o rilasciare autorizzazioni.

Il diverso livello di dettaglio della comunicazione di progetto dipende dalle sue dimensioni, dalla complessità organizzativa e dal numero delle parti interessate. In base a questi aspetti sarà possibile sviluppare il piano di comunicazione, tenendo in considerazione alcuni elementi essenziali come la strategia generale, l’elenco degli stakeholders e le loro aspettative, i ruoli e le responsabilità di progetto di ogni soggetto coinvolto, la governance di progetto, le linee guida per la gestione delle comunicazioni e le procedure di escalation.

Un aspetto fondamentale nella gestione della comunicazione nei progetti è la condivisione dei dati, ossia l’utilizzo di un unico archivio per contenere tutte le informazioni, i documenti, i flussi approvativi e i vari elaborati di progetto in modo efficiente e conforme alle norme di riferimento (ACDat UNI 11337 e CDE PAS1192). Per farlo la soluzione migliore è rappresentata da un software CDE (Common Data Environment), un ambiente digitale che attraverso la centralizzazione e la condivisione dei dati facilita la collaborazione e la comunicazione tra il team e gli stakeholders.

In che modo il software CDE favorisce la comunicazione tra stakeholders e team nei progetti

Un CDE offre tanti strumenti utili per sottomettere approvare e archiviare i documenti di progetto e agevolare la comunicazione tra i soggetti coinvolti. Tra i più completi c’è TeamSystem Construction CDE, un software common data environment affidabile, interattivo, sicuro e dotato di funzioni avanzate di project management.

In particolare, è possibile avvalersi di strumenti come BIM Explorer per caricare, navigare via web e rendere interattivi tutti i modelli CAD o BIM, Building Information per raccogliere i documenti pronti all’uso, un software dedicato per la gestione dei documenti di progetto e il Project Management CDE per monitorare lo stato di avanzamento dei lavori.

La piattaforma CDE consente innanzitutto di controllare l’elenco dei documenti prodotti nelle varie fasi di un progetto, raccogliendo tutte le informazioni e i documenti necessari per creare il Fascicolo dell’opera organizzato in modo personalizzato in base alle proprie esigenze ed eseguire le procedure di verifica e approvazione con un click. Il software Common Data Environment permette inoltre al committente, agli ingegneri, all’impresa e a tutti gli altri professionisti coinvolti nell’opera di condividere i dati per ridurre al minimo gli errori, minimizzando anche il rischio di omissioni, duplicazioni e fraintendimenti per una gestione ottimale della collaborazione e della comunicazione tra gli stakeholders.

Questa tecnologia offre anche la possibilità di gestire e condividere facilmente via web i flussi di lavoro, usufruendo di una gestione accurata di tutte le richieste di informazioni o di variazione. Un CDE avanzato, infatti, è in grado di tracciare l’iter e agevolare l’interazione tra i soggetti interessati, affinché tutte la parti possano comunicare tra loro e accedere allo stesso archivio di dati, documenti e informazioni. È possibile inoltre navigare via web e rendere tutti i modelli CAD e BIM dell’opera interattivi, con plugin specifici per i principali ambienti di design e appositi strumenti di upload per importare i vari formati grafici.

In questo modo è possibile accedere a documenti e informazioni in funzione degli scopi, ruoli e responsabilità di progetto di ogni soggetto e gruppo di lavoro. Ovviamente è necessario gestire in maniera efficiente e chiara le informazioni generate nei progetti, in modo tale che possano essere aggregate, aggiornate e modificate dai diversi soggetti e rese disponibili all’interno dell’ambiente digitale del software CDE. L’obiettivo principale di un Common Data Environment è quello di consentire ai vari manager e operatori di prendere le decisioni migliori, per raggiungere i target condivisi durante la fase di pianificazione secondo un approccio collaborativo ai progetti da realizzare.

Ruoli e responsabilità rispetto all’utilizzo di un software CDE

Posto che un software CDE è uno strumento indispensabile e strategico per condividere le informazioni e i documenti agevolando la comunicazione e la collaborazione tra team e stakeholders nei progetti, è importante stabilire ruoli e responsabilità rispetto all’utilizzo di questa piattaforma. Nessun soggetto, infatti, può operare in maniera disgiunta e separata dalla catena di valore, ma è necessario introdurre nuovi modelli organizzativi per usare un Common Data Environment in modo ottimale ed efficiente assicurandosi che ogni soggetto coinvolto partecipi correttamente.

I proprietari o investitori del progetto, ad esempio, possono usufruire di una maggiore produttività grazie al cambiamento nel modello di gestione, inoltre possono monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento e accedere facilmente ai dati da qualunque dispositivo.

I progettisti, invece, devono sfruttare appieno le potenzialità del CDE per ridurre gli sprechi, assicurare tempi di esecuzione più rapidi e rispettare il budget fissato. I costruttori sono ovviamente un soggetto attivo del progetto, perciò devono essere sempre coinvolti nello scambio continuo di informazioni. Anche i facility manager e i loro collaboratori devono poter accedere ai dati del CDE, affinché possano monitorare e tracciare in tempo reale le attività di manutenzione.

Naturalmente è fondamentale garantire elevati standard di sicurezza nell’utilizzo del Common Data Environment, prestando attenzione anche al rispetto di un’adeguata riservatezza sui dati sensibili e i documenti critici di un progetto. Per questo è necessario fissare regole precise per l’accesso ai dati, per assicurare l’accessibilità da parte di tutti i soggetti coinvolti nel processo ma con livelli di autorizzazione specifici in base al ruolo e alle responsabilità di ogni parte. I moderni software CDE sono in grado di farlo in modo molto efficiente, favorendo la collaborazione e la comunicazione tra il team e gli stakeholders mantenendo però la massima sicurezza, riservatezza e protezione di dati, informazioni e documenti di progetto condivisi nell’ambiente digitale

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